— 3 min read

Veckans designinsikt: ”Workshops online är här för att stanna – även efter pandemin”

Read 1054 times

Workshops är en viktig del i den verktygslåda som designers ofta använder sig av. Anna-Karin Johansson är UX- och Service Designer på inUse och använder sig ofta av workshops i sina uppdrag. Här delar hon med sig av sina insikter om varför de funkar så bra att hålla online.

Berätta om din insikt!
— Nu under pandemin har vi kört många workshops på distans där vi använt Microsoft Teams för själva pratet under mötet och Miro som arbetsyta för alla gemensamma övningar. Jag tror definitivt att online workshops är här för att stanna, även nu framöver när restriktionerna kring pandemin är borta och vi får träffas fysiskt igen. 

Varför ska vi fortsätta workshopa online?
— Vi designers vill ju ofta samla personer med olika roller och kompetenser i ”samma rum” för att få till oss så mycket information som möjligt. Jag har upptäckt att det är enklare att inkludera ”rätt” deltagare oberoende av var de sitter någonstans i världen om jag väljer att köra workshopen online. Jag är också tvungen att göra dem kortare, eftersom deltagarna inte orkar sitta en hel dag framför skärmen. I och med att workshoparna blir mer koncentrerade i tiden, blir det också enklare att få upptagna personer som vanligtvis har fullbokade kalendrar att delta. Många vill inte prioritera långa heldagsövningar och resor. 

Vad tycker du är viktigt att tänka på när du leder online workshops?
— I alla workshops är det ju viktigt att ha en tydlig målsättning och struktur för övningarna. När du leder dem online blir det ännu mer betydelsefullt. Man kan nästan vara övertydlig utan att det skadar. Vad ska alla ta med sig när vi loggar ut? Det är viktigt att i början tydligt kommunicera schemat för dagen, målsättningarna och vad vi förväntar oss av deltagarna. Under workshopar online vill jag att alla är hundra procent närvarande, har kameran på och att de aktivt deltar i övningarna. Var uppmärksam om någon faller ifrån, de kan ha tekniska problem som de behöver hjälp med att lösa.

Satte av tid för att förbereda deltagarna

Har du något exempel på hur du har anpassat planeringen av din workshop? 
– I ett uppdrag nyligen skulle vi ha en rad workshops online med sex deltagare som satt på olika platser i Finland och Sverige. Inför planeringen av workshoparna satte vi av en halvtimmes intervju med var och en av deltagare för att få deras perspektiv på området vi skulle arbeta med. Vi fick också en tydlig bild av allas förväntningar på projektet. Det var väl investerad tid och gjorde att vi kunde anpassa upplägget så att alla fick ut så mycket som möjligt av de gemensamma arbetstimmarna. 
Efter introt kan en uppvärmningsövning vara ett bra sätt att komma igång att arbeta tillsammans och lära känna varandra. Även om tiden är knapp och man kanske frestas att direkt börja med de andra delarna som utgör själva kärnan för dagen, är det bra att  lägga in en sådan. En gång lät vi deltagarna få bygga en egen liten avatar i Miro i form av ett litet monster. Vi återanvände sen dem i slutet när alla skulle prioritera och rösta. Istället för vanliga färgpluppar så röstade de med sitt monster, det var uppskattat och gav lite extra energi.

Vad kan vara avgörande för att en workshop blir bra eller mindre bra?
— Att man har samlat rätt deltagare med rätt kompetens och som känner ett engagemang för frågan är jätteviktigt. Även rätt antal, det får inte vara för få men inte heller för många. Fem, sex personer brukar var lagom när det är online. Du som workshopledare måste också vara ännu mer engagerad och tydlig när du faciliterar online. Det är också viktigt att hålla koll på om folk är aktiva och vara uppmärksam om någon faller bort t.ex. på grund av tekniska problem. Du måste tänka igenom jättenoga och timeboxa varje aktivitet.

Slutligen, vad är det viktigaste du tar med dig från en tid då workshoparna främst har genomförts digitalt?
— En fördel har varit att allt dokumenteras digitalt direkt i Miro och Teams och vi har inte behövt lägga så mycket tid på att sammanställa materialet efteråt. En annan är att det är enklare att inkludera ”rätt” deltagare oberoende av var de sitter någonstans i världen. 

– En fundering jag har nu när kan träffas på plats igen, är vi om delvis kan behålla det digitala arbetssättet fast vi ses i samma rum. Genom att fortsätta jobba i Miro och andra program gör vi det enklare att dokumentera workshoparna och dela med oss av resultaten. Tänk om vi kan ta med oss det bästa från båda världarna?

Länktips! 

IDOARRT – säkerställ att du gör en bra introduktion till din workshop.

Uppvärmningsövning för att visa att alla kan rita – Passar bra ifall deltagarna ska visualisera sina ideér och skapa koncept under workshopen.

Konkret video från Berlinbaserade byrån AJ&Smart hur man kan arrangera en online workshop: ”How to run a remote workshop” (Lightning Decision Jam)

Miro har en massa bra gratis templates  – om du inte hinner förbereda dina egna Miro-mallar finns det massor att välja ifrån.


Behöver du vägledning i hur du bäst håller i workshops och möten i hybrida format, med deltagare både online och i det fysiska rummet? Ta en titt på inUse Academys kurs i Modern workshopledning.

Våra enga tips på enkla och engagerande upplägg online:  Our top 9½ Energizers and Ice-breakers for Hybrid Meetings